مؤسسة القلم الأكاديمية , , مقالات توجيه وإرشاد , وقتك مِن ذهب !

ما هو الوقت ؟
الوقت هو أحد الموارد المتاحة لنا ويعتبر من أثمن الموارد نظراً لوجود بعض الخصائص التي يتميز بها عن غيره من الموارد.هنالك ادوات و برامج تساعدك على تنظيم وقتنا باستثماره و عدم مضيعته فالكمبيوتر و جهازك المحمول و دفتر مهامك كلها ادوات تساعدك في تنظيم وقتك و كذلك الالة الطابعة و الانترنيت الى آخره .

ما هي خصائص الوقت ؟
1- الوقت من الموارد النادرة التي لا يمكن تجميعها.
2- الوقت للجميع ولكن لا ينتظر أحد ولا يحترم أحد.
3- الوقت سلعة حرة لا تُباع ولا تُشترى
4- الوقت لا يمكن السيطرة عليه ولا يمكن تقديمه أو تأخيره كما لا يمكن تخزينه أو ادخاره لذلك يجب إنفاقه واستغلاله دقيقة دقيقة.

ما هي إدارة الوقت ؟

إدارة الوقت هو نظام لاستغلال الوقت بأعلى درجة ممكنة من الكفاءة والفعالية.

كيفية السيطرة على مضيعات الوقت :

أولا- الزائرون

1.رتب المكتب وأزل الكراسي الزائدة من مكتبك وغيراتجاه المكتب بحيث لا تواجه الباب ، وعلق ساعة لمعرفة الوقت والمقابلة الغير المجدولة لا تستقبلها بل تتم خارج المكتب.
2.عند القيام بتخطيط الوقت يجب أن تأخذ بالحسبان احتمالية بعض المقاطعات.
3.لا تدخل في جدال أو مناقشات غير ضرورية.
4.لا تقم بتحليل تصرفات و أفعال الآخرين.
5.لا ترحب بمكوث الزائر لفترة طويلة.
6.إذا جاء الزائر بدون موعد حدثه وقوفا.
7.تعامل بطريقة لبقة مع الزائرين المزعجين.
8.الصراحة فيما تفضل و ترغب الحديث عنه.
9.لا تتبنى إطلاقا سياسة الباب المفتوح.
10.أطلب من الجميع الاستئذان قبل الدخول عليك.
11.يجب أن تحرص على عدم إقامة علاقة مع نمطين من الناس ، و هم الذين يطلبون الحصول على مزايا و الذين يطلبون طلبات غير منطقية.
12.عدم السماح للآخرين بنقل مشكلاتهم إليك.
13.خصص وقتا لمقابلة المرؤوسين.
14.اطلب من كل من يريد مقابلتك تزويدك بملخص سريع عن ما يرغب في مناقشته.
15.ابحث عن مكان هادئ.
16.حدد جدول أعمال
17.ضع حدود للوقت عند بدء المناقشة مع المرؤوسين.
18.قل لا و لكن بلباقة لمن يطلب جزء من وقتك و أنت لا تملك هذا الجزء.

ثانيا- الهاتف :

1.كلف السكرتير بالرد على المكالمات.
2.التعريف الشخصي مباشرة عند بدء المكالمة و تقليل المجاملات و الأحاديث الشخصية و الاجتماعية.
3.استخدم السجل الزمني للهاتف.
4.إجمع أنشطة الاتصال في وقت واحد إن أمكن.
5.اتصل في الأوقات المناسبة للآخرين.
6.تحضير نقاط مكتوبة بما تريد التحدث عنه قبل البدء بالاتصال.
7.انهي المكالمات حال الانتهاء من الغرض.
8.المبادرة بالاتصال بالأشخاص الذين يطيلون الحديث.

ثالثا- العمل الورقي
1-افرز الأوراق إلى مجموعات ( حسب الأولوية )
2-راعى وصول القراءة
3-أعطى للسكرتير صلاحية قراءة بعض الأوراق
4-الاكتفاء بقراءة ملخصات الكتب والمجلات......الخ
5-وزع قراءة المواد على المرؤوسين .
6-توفير نظام مناسب لحفظ الملفات .
7-نمى عادة الانتهاء من الشئ الذى يبدأ فى كتابته فى نفس اليوم .
8-الحرص على تعلم القراءة السريعة .
9-اتبع مبدأ استخدام الهاتف أكثر والرسالة أقل .

رابعا- التسويف ( التأجيل )

أسبابه المهام الصعبة وعدم اتخاذ القرار

1-اعترف به .
2-ابدأ الآن بتغيير العادات .
3-ضع لنفسك أهداف وأولويات .

خامسا- المكتب غير المنظم

1-استغنى عن المكتب إن لم تكن بحاجة إليه .
2-استعن بمكتب مناسب .
3-ميز بين المهم وغير المهم ولا تقم بعدة أنشطة فى وقت واحد .
4-لا تستخدم الأدراج كمخزن .
5-نظم الملفات .
6-افرز الأوراق بشكل دوري .
7-نظم بشكل فعال أنشطة السكرتارية التنفيذية .

سادسا- الانضباط الذاتي :
يوفر الانضباط الذاتي لدينا مثل الإحساس بالمسؤولية والموضوعية فى تقدير وتقييم الوقت وكفيل ببحث إشكاليات كثيرة مثل :
1-التأخر فى الصباح عن العمل الرسمي .
2-مغادرة المكتب قبل نهاية الدوام .
3-عدم وجود أو نقص الأهداف والأولويات والمواعيد النهائية .
4-محاولات كثيرة فى فترة قصيرة .
5-تقدير غير واقعي للوقت .
6-ترك الواجبات دون انجاز .

عشر نصائح للإدارة الفعالة للوقت :

1- اصنع قوائم بالأشياء المراد إنجازها (يوميا ) .
2- استثمر الساعة الهادئة (الوقت المتميز استثمره فى التخطيط والتفكير ) .
3- اجمع المهام المتشابهة .
4- حدد الهدف وحدد تاريخ انجاز الهدف .
5- حدد الأولويات ...ورتب المهام حسب الأولوية .
6- قم بتنفيذ الأعمال الرئيسية وفوض الأعمال الأخرى .
7- أدر أوراقك بشكل جيد ...أوراق بحاجة إلى تفويض وأخرى بحاجة إلى إجراء سريع وبعضها يؤجل ويحفظ فى ملف وجزء يتم التخلص منه (تأمر / تفويض – إجراء – ملف – رمى )
8- تجنب التأجيل والتسويف والمماطلة .
9- قم بالمهام غير المحببة أولا .
10- انتبه من الوقت الضائع.